Document Manager

• Workflow completo de Gerenciamento de Documentos
• Compatível com requisitos ISO 9000
  
• Integrado com o Planejamento Estratégico e Operacional
  
• Facilidade de Acesso - repositórios global e local
  
• Modelos de documentos e formulários
  
• Quarentena de documentos
  
• Gerador de Catálogos
  
• Controle de versões e numeração individual ou por categoria
  
• Pesquisa por referências
  
• Controle de acesso individual
  

Para garantir o mais avançado gerenciamento eletrônico de documentos, valorizando as informações corporativas, a Interact criou e integrou ao suite Strategic Adviser, o Document Manager.

Documentação gerenciada representa conhecimento, definição de diretrizes, segurança e sigilo, processos e procedimentos, manuais de qualidade e desenvolvimento – isto tudo forma a inteligência da sua empresa.  Com o Document Manager, além destes controles, será possível alinhar todo o conteúdo ao Planejamento Estratégico e Operacional.

O Document Manager faculta criar múltiplas estruturas hierárquicas de conteúdo, atendendo aos padrões do acervo de documentos por categorias já existente na sua empresa.

Visualizamos a gestão de documentos totalmente ligada com as demais gestões organizacionais, sem criar um overhead em termos de manuseio. Significa dispor das informações para as pessoas certas, no momento e  local igualmente corretos. Você precisa de um procedimento específico para executar um plano de ação? Vincule-o no contexto desta ação e permita que as pessoas tenham acesso. Se a versão alterar, automaticamente o sistema procede com a alteração. Esta é uma simples solução que junto a tantas outras fazem grande diferença no desempenho do dia-a-dia. 

Se falarmos do controle de versões,  é fácil e seguro a criação e revisão de novas edições dos documento. O Document Manager administra todas as etapas para disponibilização de versões novas, mantendo um histórico das alterações efetuadas, controle do processo de quarentena, verificação  e homologação.

Para estreitar nosso entendimento, o workflow em relação ao tratamento dos documentos, está sustentado em duas grandes áreas -  os repositórios global e local. O espaço local faculta acesso rápido e individual para cada usuário, aos documentos de maior leitura ou edição. Este conceito tem uma semelhança com a lista de favoritos dos navegadores de internet, com o avanço que o próprio Document Manager gerencia esta lista automaticamente. É mais agilidade, simplicidade e desempenho.

Já o repositório global, representa a visão tradicional do conceito GED. Aqui a organização pode definir livremente uma estrutura de pastas que melhor atende as necessidade de organização. Definições específicas, por exemplo, irão permitir níveis de acessos individuais para cada pasta ou documento.

O Document Manager permite modelos de documentos (templates), que após sua criação servem de referência para um novo documento - minutas de contrato, formulários, fluxogramas, documentos padrão para definição de processos etc. Para estes modelos de documentos o sistema oferece as mesmas vantagens de controle de versões e restrição de acesso que se aplicam aos demais documentos.