Como mapear riscos com auxílio de um software

Toda empresa consolidada e com resultados de alta performance tem como item obrigatório em sua administração a gestão dos riscos aos quais ela está sujeita a enfrentar. Metodologias básicas como a análise SWOT, que mede forças, fraquezas, oportunidades e ameaças ao negócio já dão o tom quando se fala em não só permanecer no mercado mas manter-se competitivo.

Muito em voga nos últimos meses, o vazamento de dados é um exemplo de risco que uma empresa pode encarar e, a partir disso, sofrer sanções jurídicas e financeiras que podem comprometer a saúde de qualquer negócio. Por isso, mapear os riscos aos quais uma organização está sujeita e definir ações para evitá-los é um dos passos mais importantes para a gestão de alta performance. Neste artigo, você encontra os conceitos principais da gestão de riscos, ferramentas para ajudá-lo neste trabalho e dicas valiosas para uma gestão de excelência.

Tópicos deste artigo:

O que são riscos e como mapeá-los
Tipos de riscos
Como gerenciar os riscos
Fatores e controles de riscos
Vatangens do software

O que são riscos e como mapeá-los

Cada organização funciona em um contexto específico, em um cenário geralmente único. Por isso, seus objetivos, estratégias, regras de compliance, cultura organizacional e mercado no qual estão inseridas se somam e definem uma realidade singular para cada uma. Neste contexto, os riscos de uma empresa podem envolver diversos fatores, que variam de um empresa para outra.

Ao mapear riscos, os gestores evitam, ao máximo, de serem pegos de surpresa e gerar instabilidades na administração. Por exemplo uma empresa que vende sucos naturais pode somar diversos riscos, mesmo com um produto relativamente simples. Veja algumas hipóteses:

  • Falta de matéria-prima
  • Baixa procura de clientes
  • Falta de energia elétrica
  • Acidente de trabalho
  • Defeito no maquinário
  • Adulteração de fórmulas
  • Produtos fora da validade
  • Produtos estragados que podem causar intoxicação alimentar
  • Falta de higienização do ambiente e funcionários
  • Processos trabalhistas
  • Quebras de contratos
  • Alta rotatividade de funcionários
  • Baixa na qualidade do produto
  • Vazamento de dados internos ou de clientes

SA Risk Manager - InteractNesta lista ainda poderiam conter outras dezenas de possíveis riscos que, em maior ou menor grau, podem colocar a organização em uma situação de crise. Por isso, é importante que dentro de uma empresa seja sempre observado, pontuado e levado a sério todo e qualquer fator de ameaça.

Além da análise SWOT, existem inúmeras metodologias que guiam os gestores neste mapeamento, tal qual a análise BAM, ISO e o principal, o COSO. Vale a pena pesquisar e escolher qual é a mais adequada para a sua realidade.

Tipos de riscos

Os riscos de uma empresa podem ser divididos em diversos grupos. A notícia boa é que a maioria pode ser evitada com planejamento, estratégia e análise. Conheça alguns:

Riscos operacionais

Decorrentes de falhas em processos internos, externos, de sistemas e de pessoas, os riscos operacionais costumam ser bastante frequentes caso não existam medidas para mitigá-los. Um dos principais passos é a implementação de regras de boas práticas, sua constante atualização e repasse aos colaboradores.

Riscos fiscais

O cumprimento das obrigações legais da sua empresa também podem ser considerados um risco, visto que estão diretamente relacionadas à declaração e pagamento de impostos. A entrega de documentação com dados incorretos ou fora do prazo pode gerar multas e processos relacionados à sonegação. Para mitigar tais riscos, é sempre importante ter um planejamento tributário detalhado e definir procedimentos para lidar com essas responsabilidades no dia a dia.

SA Risk Manager - Interact

Riscos estratégicos

A estratégia é um dos fatores que torna qualquer organização competitiva. Por isso, ter claro quais elas são e alinhá-las às metas, visão, missão e valores da empresa é muito importante. Fazer o acompanhamento de fatoeres que possam prejudicar o alcance dos objetivos estratégicos representa a sobrevivência e, claro, o crescimento da sua empresa.

Riscos financeiros

Monitorar constantemente o financeiro facilita as projeções orçamentárias adequadas e evita surpresas na hora de pagar, comprar ou investir. Ter um profissional capacitado para esta função é imprescindível para a sobrevivência de qualquer negócio.

Outros riscos

Existem diversos fatores de risco a serem considerados. Além dos já mencionados, também podem ser incluídos os riscos cibernéticos, de ambiente de trabalho, de gestão ou ainda aqueles bem específicos de cada setor. Dessa forma, a lista de riscos deve ser sempre atualizada à medida que forem sendo agregadas novas atividades, produtos, projetos ou serviços à empresa.

Como gerenciar os riscos

Uma tarefa complexa e que muda a todo momento, a gestão de riscos geralmente é feita por profissionais que gerem a qualidade das organizações. Enquanto em hospitais, por exemplo, pode haver o risco de administração de medicamentos errados, em uma oficina mecânica o risco pode estar em uma peça colocada de forma descuidada, causando um acidente ao cliente, certo?

Quanto maior e mais abrangente a organização for, mais complexa se torna essa atividade. Para isso, utilizar o apoio de softwares de gestão como o SA Risk Manager, por exemplo, pode ser uma excelente alternativa. Com esta ferramenta, é possível não apenas mapear cada risco, como gerenciá-los, separá-los em níveis e peso de seus efeitos.

Com o SA Risk Manager, você também consegue criar checklists, controles e mapear fatores que desencadeiam na concretização dos riscos. A partir desses dados, é possível realizar auditorias para garantir que a probabilidade de acontecerem seja sempre minimizada.

Fatores e controles de riscos

Com todos os riscos mapeados, é hora definir quais fatores na sua empresa levam à concretização do risco e ainda, o mais importante, definir práticas e controles para mitigar a possibilidade de acontecerem. Nesta etapa, a utilização de um software facilita e esclarece melhor quais são as medidas a serem tomadas pelos gestores e seus colaboradores. A ferramenta ajuda você a criar um grande plano para a sua organização e colocá-lo em um sistema que divide tarefas e emite alertas.

Com o SA Risk Manager sua organização poderá definir práticas de controle paraSA Risk Manager - Interact mitigar os riscos dos processos e controlar seus níveis através de auditoriais e planos de contingência. Outro ponto forte é a facilidade de visualização do nível de cada risco por meio dos mapas de risco, que promover entendimento mais rápido de cada situação.

Em sua nova versão, lançada em abril de 2021, o SA Risk Manager recebeu também a funcionalidade de geração automática de histórico de mapas de risco, que podem ser comparadas entre si em diversos intervalos de tempo, conforme você programar. Ao realizar avaliações comparativas como esta, você consegue medir se a sua empresa evoluiu ou não nos controles de riscos e se conseguiu aumentar sua estabilidade ao lidar com cada um deles.

Vantagens do software

  • Gerenciamento dos riscos a nível organizacional ou por unidade de negócios;
  • Mapeamento dos processos e subprocessos associados à empresa e/ou unidades de negócio;
  • Levantamento de riscos, fatores de riscos e práticas de controle;
  • Workflow completo da auditoria baseada em processos: mapeamento dos processos, identificação dos riscos, identificação das atividades de controle, elaboração dos checklists, auditoria, identificação de não-conformidades, geração de planos de ações corretivas e acompanhamento das ações;
  • Análises detalhadas e observação de riscos;
  • Implantação de Boas Práticas (Best Practices);
  • Geração automática da matriz de riscos;
  • Monitoramento dos riscos por múltiplos critérios: processo/subprocesso, natureza do risco, práticas de controle, probabilidades/impactos e responsáveis;
  • Geração automática de relatórios por auditorias ou por práticas de controle;
  • Monitoramento das ações por diferentes critérios, como: situação, investimento, execução, responsáveis;
  • Compatibilidade com critérios da ISO 27002;
  • Compatibilidade com a Lei SOX – Sarbanes – Oxley.

O SA Risk Manager é um módulo da Suite SA 8, desenvolvida pela Interact, e é também sinônimo de administração precisa de riscos de alto nível. Nesta nova versão, o gestor pode acompanhar as ações criadas de uma forma mais objetiva e visual. Com os novos gráficos e diagramas é possível monitorar a evolução das ações, visualizando rapidamente as áreas que estão em atraso, conferindo situação e ações concluídas por cada responsável. Utilize filtros e monte vários tipos de gráficos para uma gestão ainda mais assertiva e inteligente!

Para saber mais sobre o que são riscos, fatores de risco e como trabalhar cada um deles, você pode ler o artigo “Gestão de riscos: 5 passos para um hospital mais seguro”. Mesmo trazendo como exemplo uma organização da área da saúde, os conceitos também se aplicam a outros mercados.

Gestão de Riscos: 5 passos para um hospital mais seguro

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